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皆様、こんにちは。井上久恵です。
先日、管理会社Ｎに電話を掛けました。
とあるマンションの売買契約を来週末に控え、
マンションの管理状況を調査するのに、
「重要事項調査報告書」という書類を管理会社に
作成、提出して頂くため、依頼の電話を掛けました。
依頼書類は管理会社によって、手数料が異なります。
私はこれまで、この手数料を振り込むという経理面でしか仕事をしたことがありませんでした。
今回は調査依頼から手数料の振り込み、取得まで私が全て行うことになりました。
週末は３連休があり、翌週も週の真ん中に祝日があります。
限られた時間しかないので、「早めに動くように」と代表からアドバイスを頂きました。
依頼の電話を掛けた際、対応してくださった事務の方に、
依頼方法から取得までの一連の流れを、丁寧に教えて頂きました。
私は、「急いでいるので、出来るだけ早く書類を頂くために、こちらが出来ることは？」と伺うと、
①まずは管理会社Ｎの指定の書式に、物件詳細を記入して、ＦＡＸで返信すること
②手数料を振り込み、その明細を管理会社ＮにＦＡＸで返信すること
③上記書類と入金の確認が取れ次第、担当が報告書を作成する
④出来上がった報告書は管理会社ＮからＦＡＸで届き、原本は後追いで郵送になる
との説明でしたので、私は速やかに②までを行い、
念のため管理会社に
・振り込んだこと
・送信したＦＡＸが到着しているか確認して欲しいこと
・出来るだけ早く調査報告書を入手したいこと
を改めて伝えました。
弊社定休日を挟み、定休日明けのこと。
調査報告書が届いたか、社内で確認を行いました。
しかし、管理会社Ｎからは「何も届いてない」とのこと。
「依頼から2日も経ったのに、どうして…？」
原本は郵送で送られて来ることは承知ですが、出来上がった報告書をＦＡＸで先に頂くことが出来るハズなのに・・・。
「ＦＡＸも来てないなんて、どうなっているんだ？」と、再度管理会社Ｎに電話を掛けました。
担当者と話が出来たのですが、開口一番、
「お陰様で沢山の依頼を頂いておりましてですね、順次着手しているところででしてね」と
結論も謝罪も言わず、言い訳がましいことをベラベラと先に喋ってきました。（しかも日本語が変！）
私としては「で？！結局どうなってるの？」と、喉まで出かかりました。
いえ、正確には出てしまいました…。
「急いでいるので、早めに頂きたいと2日前に伝えました。
それではいつＦＡＸで報告書を頂けるのか、教えてください」と。
担当者は「早くても今日の夕方ぁ…」というので、
「では、遅くても明日までには頂けるという認識でよろしいですね？」と確認すると、
「いえ、何とも言えないんですけどね。他にも仕事が入ってきてしまうと、どうなるか」云々と、
また言い訳がましいことを言ってきました。
「あなたの言い訳は聞きたくない！私が求めているのは『いつ』という結論です！」
この後も押し問答は続きましたが、結局「いつ」という明確な答えは頂けませんでした。
１日待って、翌日もＦＡＸが来なければ、またそこで電話しようと折れました。
この日の夕方、なんとＦＡＸで調査報告書が届きました！
管理会社Ｎの担当者が付けてきた送付状には、
「まだ社印が押されていないものなので、これは仮の調査報告書です。
社印が押された原本が正規のものになりますので、原本が到着次第、
再度内容をご確認頂けますよう宜しくお願い致します」と書いてありました。
これは担当者との電話の中でも、担当者が話していました。
「この念押しはいったい・・・？」
この疑問は後々判明することになります。
私はＦＡＸで送られてきた仮の調査報告書を基に、契約書類の作成に着手しました。
途中、代表がこの調査報告書の内容を見て「ん？！」とあることに気が付きました。
マンションの理事長をしている売主様から聞き取った管理費・修繕積立金の金額と、
管理会社Ｎが作成した調査報告書に記載されている金額が倍近く異なるのです。
売主様から聞き取った内容で合っていれば問題はないのですが、
調査報告書の内容が合っていれば契約自体が白紙になってしまう可能性が・・・！
幸い、売主様と電話が繋がり「現在の管理費・修繕積立金を証明できる書面がある」
ということで、契約白紙の可能性は無くなりました。
一方、管理会社Ｎの仕事ぶりには、さらにガッカリすることに・・・。
「だから送付状に書かれていたような、布石を打ってきたんだね」と代表と一緒にため息。
「一事が万事、だからダメなんだよ」と言われることがないよう、
管理会社Ｎにはしっかり仕事をして頂きたいと思うのと同時に、
自分自身の仕事ぶりを振り返り、私はこれを活かして仕事をしようと思いました。
